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Dicas para aumentar a produtividade

12/05/2014
A produtividade é a mais importante característica de um bom profissional. Quanto maior o número e a qualidade dos resultados, melhor para o profissional e melhor para a empresa que o contrata.

Para ter maior produtividade é necessário saber lidar corretamente com suas tarefas, sabendo dosar a velocidade e a qualidade do seu trabalho. Não adianta terminar uma tarefa rapidamente, mas sem qualidade, ou tentar colocar o máximo de qualidade, mas estourar prazos.

A comunicação também é importante: todos os envolvidos em seu projeto precisam entender corretamente o que, quando e por que você tomou determinada decisão e executou certa tarefa. Essa comunicação deve ser rápida e constante, de forma a deixar todos atualizados, mas sem tomar muito tempo.

Definindo tarefas e projetos

Muitas vezes nos deparamos com tantas tarefas que não sabemos nem por onde começar. Ou temos tantos e-mails para ler que é difícil saber quais são prioritários.

Em primeiro lugar, vamos aprender a lidar com tarefas. Sempre que você receber uma nova tarefa a ser feita, se ela levar menos de dois minutos, faça na mesma hora. Se a tarefa leva mais de dois minutos, coloque-a em um sistema fora de sua cabeça para ser processada depois. Esse sistema pode ser uma lista de tarefas na internet, um programa de computador, um bloco de papel ou qualquer outra ferramenta que lhe atenda e seja prática. Para e-mails que exijam respostas longas ou alguma ação demorada, vale marcá-los como não lidos ou colocá-los em uma pasta separada, para serem resolvidos depois.

Já os Projetos são usados para organizar melhor suas tarefas. O ideal é ter apenas um projeto ativo, mas é comum existirem projetos em outras fases que ainda necessitem de ajustes, ou com etapas incompletas. O ideal é ter uma lista de tarefas para cada projeto, controlando tudo que precisa ser feito.

É muito importante que você não confie no seu cérebro para armazenar estas tarefas. Você vai trabalhar muito melhor se tiver a sua mente limpa para se concentrar na execução de suas tarefas. Sempre que receber um novo projeto, divida todos os passos necessários para sua execução, coloque em um nova lista de tarefas e revise, para ter certeza que não esqueceu nenhum ponto.

Em projetos muito grandes, comece dividindo tarefas maiores, como montar cabeçalho ou montar home. Depois de dividir todos os passos maiores, vá detalhando cada uma dessas tarefas com ações menores.

Níveis de qualidade

Conforme já dito, é importante saber dosar o nível de qualidade de um projeto. Converse com as partes envolvidas, esclarecendo qual o nível de qualidade esperado para o projeto. Por padrão, nosso nível de qualidade é máximo: os projetos devem ser sempre perfeitos em todos os aspectos. Porém, em alguns casos essa qualidade pode ter que baixar em função do prazo. Nesses casos, pode ser interessante negociar a redução do escopo do projeto para que seja mantido o nível de qualidade geral.

Controle do tempo

Cada tarefa, por menor que seja, deve ser acompanhada de uma estimativa de horas e, caso não seja possível terminar a tarefa no tempo estimado, deve-se analisar o que deu errado para que não ocorra novamente. Isso também irá ajudar a calibrar cada vez melhor sua técnica de estimativa de horas.

Um erro frequente é confundir prazo com horas. A quantidade de horas diz quanto tempo levaremos para fazer determinado trabalho. O prazo diz quando ele estará pronto para ser entregue.

É importante estabelecer prazos para suas tarefas maiores, ou grupos de tarefas simples. Isso ajudará a priorizar as tarefas. Lembre-se, porém de estabelecer prazos realistas. É sempre bom deixar uma pequena sobra para imprevistos e tarefas urgentes que podem interferir em seu cronograma.

Concentração

Algumas fontes recomendam estabelecer um limite de 48 minutos de trabalho por 12 de relaxamento. Neste período de 48 minutos, feche janelas/abas do navegador que não estejam relacionadas com o trabalho, minimize o player MP3 , feche o cliente de e-mail... Enfim, elimine todas as distrações de sua área de trabalho.

Após o período de 48 minutos, é importante parar e relaxar um pouco durante 12 minutos. Leia algumas notícias, olhe uma revista, confira e-mails, tome um café, navegue no Facebook. Depois disso, reinicie o ciclo de 48 por 12.

É importante usar também um pouco de bom senso nesse ciclo. Terminou uma tarefa e falta apenas 1 minuto para finalizar o ciclo de 48 minutos? Pare e vá para o período de descanso. Da mesma forma, o período de 48 minutos terminou e faltam só 2 minutos para terminar a tarefa atual? Termine-a. Diferentes pessoas também respondem de forma diferente a esses ciclos. Se você possui uma capacidade maior de concentração, os ciclos podem ter um tempo maior. O importante é manter a proporção aproximada entre o tempo de concentração e de relaxamento. Tome cuidado, porém, para não reduzir o ciclo muito abaixo de 48 minutos. O cérebro demora um certo tempo para conseguir voltar a se concentrar, então períodos muito abaixo dos 48 minutos podem se tornar completamente improdutivos.

Músicas

Prepare uma playlist para o seu dia, com vários artistas/gêneros diferentes e coloque-a tocando em modo aleatório. Com isso, você não perde tempo trocando o artista toda vez que não quer mais ouvi-lo. Também não se preocupe em parar a música a cada interrupção, pois isso desvia sua concentração. O ideal é que a música seja só um "pano de fundo", auxiliando sua concentração, e não a desviando.

Procrastinação

Não adie aquela tarefa, não tenha notificadores de novo e-mail, não use mensagens instantâneas, não troque de música, não se desvie dos seus ciclos 48/12. Você vai ver o quanto pode ser produtivo quando se concentrar completamente.

Ferramentas

Temos ferramentas de vários tipos para nos ajudar na organização pessoal e aumento da produtividade. O mais importante é que você saiba escolher a que melhor se adapta às suas necessidades. Não tente matar uma formiga com um canhão. Se a ferramenta possui funcionalidades demais, ela pode acabar tomando o seu tempo, ao invés de ajudar a poupá-lo.

Organização

Organize sua mesa, seus e-mails, seus arquivos, seu desktop e as pastas dos projetos em que trabalha. Você não vai ser produtivo enquanto for desorganizado. Lembre-se que cada segundo perdido procurando um arquivo ou uma informação poderia estar sendo gasto na conclusão daquele projeto importante. Se você for organizado, terá tudo o que precisa à mão no momento em que for necessário.

 

Adaptado do texto "Dicas para aumento da produtividade pessoal", de Marco Gomes, empresário e fundador da Boo-box. 

 

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Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito. – Aristóteles
Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito. – Aristóteles